医院后勤物资管理规范与要求大全

基本概念与总则

后勤物资管理定义

医院后勤物资管理是指对医院在医疗服务和运营过程中所需的各种材料、物品和设备进行计划、采购、储存、分配和使用的全过程管理活动[1]。

管理范围

本办法适用于医院后勤保障服务及生产经营中使用的材料、低值耐用品及易耗品等未达到医院固定资产标准的物品[1]。

管理基本原则

• 保障需求与预算管理相结合：物资管理既要满足医疗服务的需求，又要严格控制在预算范围内[1]。
• 统筹管理与具体负责相结合：实行统一领导、分工协作、部门负责、责任到人的管理模式[1]。
• 物资使用与效益评价相结合：对物资的使用效果进行评价，不断提高使用效益[1]。
• 计划采购与精打细算相结合：坚持计划采购，归口审批，精打细算，节约开支[1]。

主要管理任务

1. 建立与医院事业发展相适应的物资管理体制机制[1]
2. 建立健全物资管理规章制度[1]
3. 加强内控管理和廉政建设[1]
4. 确保各类物资合理配置和高效使用[1]
5. 防止物资积压、浪费和流失[1]

物资分类与范围

物资分类体系

根据物资性质、用途和价值，医院后勤物资主要分为三大类：材料、低值耐用品和易耗品[1]。

物资分类管理要求

组织管理体系

管理组织架构

医院后勤物资管理工作实行"统一领导、分工协作，部门负责，责任到人"的管理模式[1]。应成立物资管理工作领导小组，统筹协调物资管理工作[1]。

领导小组构成

职能部门职责分工

采购部门职责

• 承担领导小组日常工作，牵头总体协调物资管理工作[1]
• 制定物资管理制度及其他规范性文件，并组织实施[1]
• 负责大宗物资集中采购项目的组织实施[1]
• 负责对各部门物资管理工作进行指导[1]

综合办公室职责

• 作为办公用品类物资归口管理部门[1]
• 制定办公用品类物资管理细则[1]
• 汇总各部门办公用品类物资需求并编制采购计划[1]
• 负责办公用品类物资的验收、发放和财务结算等管理工作[1]

财务部门职责

• 负责物资管理工作中经费预算及支付、结算等管理[1]
• 对物资采购资金以及费用的使用情况进行监控[1]
• 负责废旧物资处置资金的管理[1]
• 对物资管理工作全过程进行审计监督[1]

使用部门职责

• 使用部门负责人是本部门物资管理工作的第一责任人[1]
• 负责提出本部门物资需求计划和技术规范[1]
• 负责本部门使用和管理物资的采购、验收、出入库管理和处置等工作[1]
• 负责本部门物资使用的统计报表上报工作[1]

采购管理规范

采购基本原则

使用部门在做物资计划与采购申报时应坚持"紧扣预算、合理计划、程序规范、勤俭节约"的原则[1]。

采购计划管理

物资的采购计划是根据各部门的工作特点、工作任务及需求规律，本着"精打细算、勤俭节约、物有所值"的原则，严格履行采购计划并实行采购计划的逐级审批制度[1]。

采购计划类型

• 学年采购计划：根据学年整体工作任务和工作计划，每学年初制定本学年物资采购计划[1]
• 月度采购计划：根据下一月工作任务和工作计划，于本月末制定下个月物资采购计划[1]
• 临时采购计划：临时性的工作任务所需物资，可实行随报、随批、随进[1]

采购审批程序

1. 各部门物资采购计划的呈报，首先必须由本部门保管员根据库存储备数量分类统计和采购计划进行汇总[1]
2. 填写"物资采购计划单"，注明所需物品的品种、数量、规格等[1]
3. 由处分管领导签字，处长审批后，采购主管部门主任方可安排按计划采购[1]
4. 物资采购计划单签批后复印4份，分别交计划部门、采购主管部门主任、采购员、保管员[1]

采购方式与限额标准

采购实施要求

• 采购人员要按照相关规定组织实施采购，做到货比三家[1]
• 对于大数量的物资、物品的采购要多人议价[1]
• 严禁采购人员直接或变相向供货单位索要或收受供货单位的回扣、请吃、礼品等[1]
• 采购应把握质优价廉，付款方式灵活，就近就便的原则[1]

紧急采购管理

对于紧急需要的物资，应建立绿色通道机制。零星物品的采购不得超过两天。需要急购的物品由处长在申购单写明，限时购买[1]。

仓储管理规范

仓库设置要求

使用部门对常用和专用物资可设库房适量储备，并设专职人员负责库房管理工作[1]。库房管理人员、采购人员及领用等相关人员应按内控不相容岗位进行管理[1]。

物资存储规范

• 分区分类存放：库房物资要按种类分区、分架、分层存放，做到存放有序、零整分开、标识清楚[1]
• 环境要求：库房环境要满足物资仓储条件，防止库存物资发生变质、损坏和丢失[1]
• 摆放规范：入库物资在货位上按左整，右零；后整，前零；下整，上零的规律进行摆放[1]

物资保管要求

• 做好物资的保养、保管，搞好库房卫生[1]
• 做好防盗、防火、防露、防潮、放虫害等安全工作，确保库存物资品质完好[1]
• 库存物资数量准确，保证帐、物、卡相符，定期整理、检查、盘点库存[1]
• 保持库内环境干燥、货架卫生，定期清除、消毒，做好防火、防潮、防腐、防暑、防污染等工作[1]

物资盘点制度

建立定期盘点制度。使用部门定期组织对本部门在用和库存物资进行清查、盘点（原则上每月不少于一次），及时反映本部门物资增减变动和结存情况，做到账账、账物相符[1]。

危险化学品管理

危险化学品按照相关安全管理办法管理。危险化学品的领用，必须由部门负责人和分管领导审批，按需领取，即取即用[1]。

废旧物资处理

积压、报损及更换下来的废旧物资，使用部门应妥善保管，造册登记，按照"先报批，后处置"的原则，待履行审批手续后进行处置，不得擅自处理[1]。原则上，每半年集中处置一次[1]。

使用管理规范

物资领用程序

建立库房物资领取审批制度。一般物资在核算用量的基础上按需领取；贵重、稀缺物资及危险化学品要严格执行领导审批制度[1]。

领用流程

1. 领取人提交领取申请单[1]
2. 库房管理员根据领取申请单办理出库手续[1]
3. 双方核对无误后在领取申请单上签字确认[1]
4. 物资领取出库应遵循"先进先出"的原则[1]
5. 低值耐用品的领取应遵循"以旧换新"的原则[1]

物资使用记录

物资管理员应对本部门管理物资日常使用情况做好记录，包括使用事由、物资种类和数量等[1]。

低值耐用品管理

• 低值耐用品日常管理可参照固定资产管理[1]
• 因工作需要配备给相关工作人员使用时应严格执行借用登记、到期归还和损毁报备制度[1]
• 使用部门每半年对本部门所采购和管理的低值耐用品做一次清查[1]

未使用物资退库

建立未使用物资退库制度。对从库房领出未用的物资（餐饮原材料除外），领取人员应及时办理退库手续，但待退库物资必须质量合格，无损伤，不影响再次领取使用[1]。

物资使用节约要求

供应商管理规范

供应商选择原则

对供应商的管理应建立规范的制度，供应商的选择应遵循以下原则[1]：

初选供货商

• 深入细致进行市场考察，找出五家以上有代表性的供货商[1]
• 重点了解供货商的实力，专业化程度，货物来源，价格、质量极其目前的供货状况[1]

试用供货商

• 对于同类商品找出三家同时供货[1]
• 重点从质量、价格、服务三方面来进行比较尝试[1]

确定供货商

• 在使用两个月的基础上进行审查[1]
• 由相关负责人、纪检监察人员、采购人员、财务人员、使用部门人员组成审查小组[1]
• 以民主表决的方式集中投票表决来确定[1]

供应商合同管理

• 确定供货商后，由相关负责人与供货商签定供货合同[1]
• 合同的期限不得超过一年[1]
• 采购金额1万元（含1万元）以上的项目，须签订采购合同[1]
• 自中标（成交）通知书发出之日起30日内，按照采购文件、响应文件等内容签订书面采购合同[1]

供应商评价机制

建立供应商动态评价机制，对供应商进行定期评价，评价结果作为医院取舍供应商供货资格的依据[1]。

市场调查机制

建立定期市场调查制度，由相关负责人、主管部门主任、采购人员、财务人员每月不少于两次进行市场调查。调查后需有调查记录，写明调查人员，调查时间、地点及调查结果[1]。

核算与账务管理

账务管理体系

建立物资管理台帐制度。库房管理员要严格执行物资出入库手续，按种类、规格型号、质量级别依据凭证做好物资出入库记录[1]。

账务设置要求

• 各部门应设置与财务部门对口的二次分类账对数量和金额进行记录[1]
• 各库房应设置有品名、数量、单价的物品明细账[1]
• 按照品种、规格、型号、质量级别，对库存各类物资根据有关凭证及时进行增减和结存记录[1]

账务处理规范

核算方法

• 低值耐用品报账时，使用部门需先进行验收，验收合格后凭发票到财务部门办理低值耐用品登记手续，然后再凭发票和《低值耐用品登记单》报账[1]
• 报损、报废、变价、调出和处置的物资需报送财务部门办理有关核销手续[1]
• 对帐册、单据资料应做到日清月结、齐全准确、装订成册，妥善保管资料，每月按时上报各种报表[1]

财务监督

财务部门应对各部门材料、低值易耗品及易耗品的采购、使用和库存情况进行账务控制[1]。

信息化管理

信息化建设要求

负责组织编制后勤保障部物资管理信息化建设方案;负责物资管理信息化的技术支持、应用集成推进、信息安全和运行维护等管理工作[1]。

信息系统功能要求

• 物资分类及编码：建立统一的物资分类体系和编码规则[1]
• 全过程管理：覆盖物资计划、采购、入库、存储、领用、核算等全流程[1]
• 数据分析：提供物资统计核算分析功能[1]
• 监管功能：实现物资管理全过程的实时监控[1]

信息系统选型原则

• 符合医院实际需求和管理特点[1]
• 具有良好的扩展性和兼容性[1]
• 保证数据安全和系统稳定性[1]
• 提供完善的技术支持和维护服务[1]

监督与考核管理

监督检查机制

物资管理职能部门、使用部门对物资日常管理和盘点、专项检查中发现的问题应及时上报、整改[1]。

采购监督

• 物资采购活动应接受医院审计监督[1]
• 采购工作纪律情况接受纪检监察部门检查[1]
• 具体采购业务接受采购管理部门指导[1]

考核制度

建立物资管理考核制度。医院对各部门物资管理工作进行考核，考核内容纳入年度考核内容，考核形式采取年终考核与日常检查相结合的形式[1]。

责任追究

档案管理

按照医院档案管理相关规定，对采购文件资料（含合同）整理归档，采购文件资料留存期不少于15年[1]。

• 库房管理员对验收凭证、出入库单据、废旧物资处理记录等材料均应留档备查，保存期不少于2年[1]
• 采购资料应妥善保管，作为接受相关监督检查的重要依据，不得伪造、变造、隐匿或者销毁[1]